Politique de confidentialité

Préambule

La Municipalité du Canton de Roxton (ci-après le Canton de Roxton) est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Le Canton de Roxton reconnaît l’importance du respect de la vie privée et s’engage à limiter la collecte des renseignements à ce qui est nécessaire. La présente politique vise à vous informer des balises établies pour protéger les renseignements personnels que vous confiez au Canton de Roxton, par le biais du Web ou de tout autre moyen, le tout en conformité avec la loi.

1. Principes généraux

Dans le cadre de ses activités, et suivant votre accord, le Canton de Roxton peut recueillir des renseignements personnels afin de les utiliser pour les finalités décrites à la section 6.

L’objectif de cette politique est d’expliquer clairement comment le Canton de Roxton collecte et traite vos renseignements personnels, y compris les données que vous fournissez lors d’une adhésion en tant que membre, d’un don ou suivant votre inscription à notre infolettre, par exemple.

La présente politique de même que les pratiques en matière de gestion des renseignements personnels s’appliquent à l’ensemble de l’organisation, incluant toutes les personnes salariées et bénévoles du Canton de Roxton.

2. Définition

Un renseignement personnel est une information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier, directement ou indirectement. Peu importe la nature de son support ou sa forme d’accessibilité (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée), toute donnée personnelle est visée par la présente politique. Cela ne comprend toutefois pas les coordonnées professionnelles et les données qui ont été anonymisées pour des fins légitimes et sérieuses.

3. Consentement

Votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels doit être donné de manière explicite. Il sera valide pour les fins mentionnées à la présente politique ainsi que pour les fins spécifiques mentionnées lors du consentement, le cas échéant. Le consentement sera valide pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs précisés au consentement ou des finalités précisées à la section 6 de la présente politique. Votre consentement pourra être retiré en tout temps, comme il est indiqué à la section 8.3. de la présente politique.

4. Les renseignements personnels que le Canton de Roxton peut recueillir à votre sujet

Le Canton de Roxton peut recueillir, détenir, utiliser, transférer et communiquer différents types de renseignements personnels vous concernant, qui sont regroupés comme suit :

• Données d’identité : prénom, nom de famille, titre, nom d’utilisateur ou identifiant similaire, date de naissance, sexe, état civil et renseignements figurant sur une pièce d’identité valide, notamment permis de conduire, et, pour des fins fiscales, numéro d’assurance sociale ou passeport;
• Données de contact : adresse postale et/ou de livraison, adresse de facturation, adresse électronique et numéro de téléphone;
• Données de paiement : détails de la carte de paiement (crédit ou débit) et chèques;
• Données relatives aux dons : détails et historique des dons effectués;
• Données relatives aux services : détails sur les services que vous avez obtenus au Canton de Roxton;
• Données techniques : adresse de protocole Internet (IP), données de connexion, type et version du navigateur, réglage du fuseau horaire et emplacement, types et versions de plug-in de navigateur, système et plate-forme d’exploitation et autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder à nos sites Web;
• Données d’utilisation : informations sur la façon dont vous utilisez nos sites Web et nos services;
• Données marketing et communication : préférences en matière de réception de communication de notre part et de celle de nos tiers, et préférences en matière de communication. Cela inclut également le fait qu’il est possible que nous prenions note des conversations que nous avons eues avec vous en personne et/ou des communications que vous avez envoyées au Canton de Roxton. Cela nous aide à gérer notre relation avec vous et à nous assurer que vous ne recevez que des communications pertinentes et adaptées à vos préférences;
• Données relatives aux candidats et candidates à un emploi : toutes les données que vous nous avez soumises par le biais d’une offre d’emploi.

5. Comment le Canton de Roxton recueille vos renseignements personnels

Le Canton de Roxton recueille différents renseignements personnels de plusieurs manières.

5.1. Informations que vous nous donnez

La collecte de renseignements personnels s’effectue principalement lorsque vous utilisez les services du Canton de Roxton et que vous communiquez volontairement vos renseignements personnels.

5.2. Technologies ou interactions automatisées

Lorsque vous interagissez avec les sites Web du Canton de Roxton, des données techniques sur votre équipement, vos actions et schémas de navigation peuvent, avec votre consentement, être collectées en utilisant des témoins (cookies) et d’autres technologies similaires.

L’emploi des témoins se veut une pratique courante. Ce sont des fichiers qui contiennent certaines données sur la personne qui visite un site Web. Les témoins sont stockés sur l’ordinateur de la personne utilisatrice ou sur le disque dur d’un autre appareil; ils permettent au Canton de Roxton d’adapter votre expérience chaque fois que vous visitez nos sites Web. Si les témoins demeurent désactivés, certaines fonctions de nos sites Web ne seront pas accessibles.

Les sites Web du Canton de Roxton proposent des hyperliens menant vers d’autres sites Web. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente politique de confidentialité.

5.3. Informations provenant de tiers

Le Canton de Roxton reçoit occasionnellement des informations vous concernant de la part de tiers, comme indiqué ci-dessous :

• Fournisseurs d’analyse tels que Google Analytics;
• Réseaux publicitaires tels que Facebook, Instagram, YouTube et LinkedIn;
• Fournisseurs d’informations de recherche tels que Google;
• Informations publiquement accessibles vous concernant.

6. Les finalités de la collecte de renseignements personnels

Les renseignements personnels que vous communiquerez au Canton de Roxton serviront exclusivement aux fins suivantes :

• Assurer le suivi de votre commande de publications;
• Communiquer avec vous périodiquement par écrit, de vive voix ou par voie électronique afin de vous informer des activités et des événements du Canton de Roxton;
• Solliciter votre participation à un sondage;
• Permettre de vous identifier et vous authentifier dans le système informatique et infonuagique du Canton de Roxton afin de faciliter les transactions;
• Tenir et analyser des statistiques sur sa clientèle, ses membres et ses partenaires afin d’améliorer ses sites Web, ses services et ses communications;
• Proposer, sur des sites Web externes, des plateformes sociales ou dans son infolettre, des contenus et des publicités pertinents et mesurer l’efficacité de la publicité;
• Permettre au Canton de Roxton de fournir un service adapté aux besoins de ses membres et partenaires;
• Recevoir et analyser une candidature déposée dans le cadre d’une recherche d’emploi;

7. L’utilisation, la conservation et la divulgation de vos renseignements personnels

7.1. Utilisation de vos renseignements personnels

Vos renseignements personnels ne seront utilisés que pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, tel que précisé à la section 6.

7.2. Conservation de vos renseignements personnels

Vos données personnelles seront conservées de manière confidentielle, aussi longtemps que nécessaire, en regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, y compris pour satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de rapport.

Vos renseignements personnels seront conservés soit de manière physique dans les locaux du Canton de Roxton, de manière numérique sur l’équipement informatique du Canton de Roxton ou de manière numérique dans le système infonuagique utilisé par le Canton de Roxton.

Le Canton de Roxton assure la protection de vos renseignements personnels en tout temps, par des mesures de sécurité appropriées, qu’elles soient matérielles, organisationnelles ou technologiques. Aussi, le Canton de Roxton s’assure de limiter l’accès aux renseignements personnels aux personnes autorisées, selon les niveaux de sécurité précisés à la section 7.4.

7.3. Divulgation de vos renseignements personnels

Le Canton de Roxton pourra divulguer vos renseignements personnels à des tiers dans les cas suivants :

• Auprès de prestataires de services qui, en vertu d’un contrat de services, assistent le Canton de Roxton dans leurs activités dans les seules fins prévues par la loi. Le Canton de Roxton n’autorise pas ses prestataires de services tiers à utiliser vos informations personnelles à leurs propres fins et ne les autorise à les traiter qu’à des fins spécifiques et conformément à nos instructions;
• Dans tous les cas où, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la communication d’un renseignement personnel est possible sans autorisation préalable.
• Le Canton de Roxton s’assure, dans les limites du raisonnable, que ces tierces parties respectent les règles et engagements de la présente politique en prenant les mesures nécessaires.

7.4. Accessibilité par le personnel

Le Canton de Roxton a pris des mesures afin de garantir la plus grande protection de vos renseignements personnels. À cet effet, trois niveaux de sécurité ont été déterminés :

• Niveau très élevé : catégorie de personnel ayant accès à tous vos renseignements personnels
• Niveau élevé : catégorie de personnel ayant accès à certains de vos renseignements personnels
• Niveau de base : catégorie de personnel ayant accès à un minimum de renseignements personnels

8. Vos droits légaux

8.1. Droit d’accès à vos renseignements personnels

Le Canton de Roxton vous permet, sous réserve des conditions et exemptions prévues à la loi, d’avoir accès aux renseignements personnels qu’elle détient à votre sujet. Sur demande, le Canton de Roxton vous informera des renseignements personnels détenus et de l’usage qui en est fait, et vous permettra de les consulter.

8.2. Droit de correction ou de suppression des renseignements personnels

Il est possible de corriger les renseignements personnels que le Canton de Roxton a recueillis lorsque ces renseignements sont inexacts, incomplets, équivoques, périmés ou non justifiés par les finalités décrites à la section 6 de la présente politique.

Il est également possible de faire supprimer tout renseignement confidentiel recueilli de manière non conforme à la loi.

8.3. Droit de retrait du consentement

Dans les cas où le Canton de Roxton s’appuie sur votre consentement pour traiter vos renseignements personnels, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Cela n’affectera toutefois pas la légalité de tout traitement effectué avant le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement, il est possible que le Canton de Roxton ne soit pas en mesure de vous fournir certains services.

9. Demande et plainte

Toute demande d’accès, de correction ou de suppression ou toute plainte relative à la mise en œuvre de la présente politique devra être faite par écrit et accompagnée d’une preuve d’identité.

Veuillez consulter la section 11 afin d’obtenir les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

À la réception d’une demande ou d’une plainte, le Canton de Roxton s’efforcera d’y répondre dans un délai de 30 jours. Occasionnellement, il peut prendre jusqu’à 60 jours pour répondre à votre demande, par exemple si elle est particulièrement complexe ou si vous avez fait plusieurs demandes. Dans ce cas, le Canton de Roxton vous en informera.

10. Notification des modifications apportées à la politique de confidentialité

Veuillez consulter régulièrement cette section du site web afin de connaître les modifications apportées à notre politique de confidentialité.

11. Coordonnées et informations complémentaires

Pour toute question ou commentaire concernant la manière dont le Canton de Roxton traite vos renseignements personnels, la politique de confidentialité des données, ou pour exercer l’un ou l’autre de vos droits, n’hésitez pas à communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels, soit Caroline Choquette, directrice générale :

Par courriel :
info@cantonderoxton.qc.ca

Par courrier :
216. rang Ste-Geneviève,
Roxton Falls (Québec) J0H 1E0

12. Déclaration

À la suite de la lecture de la présente Politique de confidentialité des données et à la confirmation qu’elle y adhère, toute personne visée par la cueillette de renseignements personnels la concernant déclare comprendre qu’il lui a été permis de refuser que le Canton de Roxton recueille ces informations à son sujet et confirme également :

• qu’elle accepte que le Canton de Roxton recueille et partage des renseignements personnels la concernant pour atteindre les finalités décrites à la section 6 de la présente politique;
• qu’elle accepte que certains renseignements la concernant soient transmis à des tiers ou des partenaires du Canton de Roxton, uniquement dans le but d’atteindre les finalités décrites à la section 6 de la présente politique;
• qu’elle comprend que le présent consentement est révocable.